Soweit nicht nachfolgend anders angegeben sind die AssetEnergy GmbH gemeinsam verantwortlich. Als einzige Anlaufstelle für Betroffene im Sinne der DSGVO wird insoweit die AssetEnergy GmbH bestimmt.

Welche personenbezogenen Daten verarbeiten wir?

Bei einer Bewerbung verarbeiten wir insbesondere die von Ihnen mitgeteilten Bewerberdaten, wie z. B.:

• Stammdaten (insb. Name, Geburtsdatum),
• Kontaktdaten (insb. Anschrift, E-Mail-Adresse),
• Ausbildung, Qualifizierungen, Zeugnisse,
• Weitere Daten aus Bewerberformular (insb. Kündigungsfristen, Gehaltsvorstellung),
• Bankverbindung zur Reisekostenabrechnung,
• Staatsangehörigkeit, Arbeitserlaubnis,
• Bild-/Tonaufnahmen zur Durchführung virtueller Gespräche (keine Speicherung) und/oder
• Frühere Arbeitgeber.

Zu welchen Zwecken und auf welcher rechtlichen Grundlage verarbeiten wir Ihre Daten?

a) Wir verarbeiten Ihre Daten zur Anbahnung eines Beschäftigungsverhältnisses.

Ihre Bewerberdaten verwenden und speichern wir für:

• die Beurteilung und Auswahl von Kandidaten,
• die Vorbereitung und Durchführung von persönlichen, telefonischen/virtuellen Bewerbungsgesprächen,
• die Auswertung und Beurteilung der Ergebnisse dieser Gespräche,
• die Kontaktaufnahme zwecks mündlicher Angebotserstellung, Absagenaussprache oder Rücksprache zu offen gebliebenen Fragen
• die Berücksichtigung Ihres Profils bei offenen Stellen, auf die Sie sich nicht ausdrücklich beworben haben, und/oder
• sonstige Bedürfnisse im Personalsuchverfahren sowie
• ggf. die anschließende Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses.

Wir nehmen fallweise vor der Einstellung Überprüfungen vor. Hierbei können wir im Rahmen der einschlägigen arbeitsrechtlichen Vorgaben bei Ihren früheren Arbeitgebern oder anderen relevanten Kontaktstellen Informationen einholen.

⇒Rechtsgrundlage der o.g. Verarbeitungen ist § 26 Abs. 1 S. 1 BDSG (Erforderlichkeit zur Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses oder zur Erfüllung der sich aus einem Gesetz oder einem Tarifvertrag, einer Betriebsvereinbarung ergebenden Rechte der Betriebsräte).

Wir verarbeiten Ihre Daten zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten.

Wir unterliegen gesetzlichen Verpflichtungen, die eine Verarbeitung und teilweise auch Weitergabe Ihrer Daten vorschreiben und eine eigenständige Grundlage zur Verarbeitung Ihrer Daten darstellen. Diese sind insbesondere

• Aufbewahrungspflichten insb. aus dem Sozialversicherungs-, Handels- und Steuerrecht,
• Informationspflichten gegenüber unseren Arbeitnehmervertretungen,
• Meldepflichten.

⇒ Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer Bewerbungsdaten für diese Zwecke ist Art. 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO i.V.m. spezialgesetzlichen Tatbeständen (z.B. Sozialdatenschutz, Aufbewahrungspflichten gemäß §§ 257 HGB, 147 AO).

Wir verarbeiten Ihre Daten zur Wahrung berechtigter Interessen.

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten im Einzelfall außerdem, um folgendes berechtigtes Interesse zu wahren:

• Verteidigung gegen geltend gemachte Rechtsansprüche (z.B. nach AGG).

⇒ Rechtsgrundlage dieser Verarbeitungen ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO.

Woher stammen Ihre Daten und sind Sie verpflichtet, diese anzugeben?

Generell erhalten wir alle Bewerberdaten direkt von Ihnen oder durch externe Personaldienstleister. Wenn wir Überprüfungen vor der Einstellung vornehmen, erhalten wir außerdem Daten von Dritten wie z. B. früheren Arbeitgebern oder anderen Referenzen.

Falls Sie uns die oben genannten personenbezogenen Daten nicht zur Verfügung stellen, hat dies keine negativen Folgen für Sie. Allerdings können unvollständige oder unzutreffend ausgefüllte Bewerbungen nicht berücksichtigt werden.

Sollten Angaben im Einzelfall nicht für die oben genannten Zwecke erforderlich sein, werden Sie bei der Datenerhebung ggf. darauf gesondert hinweisen.

Wer ist in die Verarbeitung meiner Daten eingebunden?

Ihre Bewerbung wird – falls erforderlich – unmittelbar an die AssetEnergy-Gesellschaft weitergeleitet, auf deren Stelle Sie sich beworben haben. Dort werden Ihre personenbezogenen Daten an die entsprechende Personalabteilung, die betroffenen Fachbereiche, sowie ggf. an den Betriebsrat oder die Schwerbehindertenvertretung übermittelt. Darüber hinaus werden bei Bewerbern, die von Personaldienstleistern vorgeschlagen wurden, jene Personaldienstleister in den Bewerbungsprozess eingebunden. Im Übrigen werden Ihre personenbezogenen Daten nur dann an weitere Empfänger übermittelt, wenn wir hierzu gesetzlich verpflichtet sind (z.B. gegenüber Behörden).  

2.5 Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?

Ihre Bewerberdaten werden für die Dauer der Prüfung Ihrer Bewerbung gespeichert. Sollte diese nicht erfolgreich sein oder ziehen Sie Ihre Bewerbung zurück, werden Ihre Bewerberdaten 6 Monate nach der Absage vollständig gelöscht, es sei denn, eine längere Aufbewahrung ist aufgrund einer anderen Rechtsgrundlage zulässig oder geboten (z. B., um unsere gesetzlichen Rechte wahrzunehmen oder um anwendbares Recht einzuhalten). 

Im Falle einer Einstellung werden die Daten in das HR-Administrationssystem übermittelt und dort als Beschäftigtendaten weiterverarbeitet. Weitere Informationen erhalten Sie in unserer Datenschutzerklärung für Beschäftigte.