Nebenkostenabrechnung, fair und nachvollziehbar.
Wir erstellen Ihre Nebenkostenabrechnung so, dass Mieter sie verstehen – mit allen umlagefähigen Positionen, transparent dokumentiert und auf Wunsch kombiniert mit der Heizkostenabrechnung in einem einheitlichen Dokument.
Alle umlagefähigen Kosten, sauber dokumentiert.
Die Nebenkostenabrechnung enthält den Betrag, den der Vermieter für die im Mietverhältnis angefallenen Betriebs- und Nebenkosten in Rechnung stellen darf. Dazu gehören die Kosten für Gas, Strom, Müllentsorgung, Wasser und weitere nicht in der Miete enthaltene Posten.
Damit die Abrechnung fair und korrekt ist, listen wir Einzel- und Gemeinschaftskosten sorgfältig und transparent auf. Um regelmäßige Kostensteigerungen zu vermeiden, dokumentieren wir alle Positionen lückenlos, Sie behalten die Kontrolle über die Verhältnismäßigkeit der Kosten.
Die Nebenkostenabrechnung können Sie bei uns als Stand-alone-Service buchen oder kombiniert mit der Heizkostenabrechnung als ein einheitliches, mieterfreundliches Dokument erhalten.
Tipp
Kombinieren Sie Heiz- und Nebenkostenabrechnung in einem Dokument, das spart 30 % Rückfragen bei Mietern.
Was alles in die
Nebenkostenabrechnung
gehört.
Wasser & Abwasser
Verbrauchsabhängig über Funk-Wasserzähler erfasst, fair umgelegt.
Müllentsorgung
Hausmüll, Bio-Müll, Sperrmüll und Wertstoffe, nach Personenanzahl oder Wohnfläche.
Allgemeinstrom
Treppenhaus, Außenbeleuchtung, Garage, Aufzug, sauber pro Liegenschaft erfasst.
Hausmeister & Wartung
Hausmeisterdienste, Aufzugswartung, Heizungsprüfung, Schornsteinfeger.
Gartenpflege & Reinigung
Garten- und Hauspflege, Treppenhausreinigung, Winterdienst.
Versicherungen
Sach- und Haftpflichtversicherungen für das Gebäude, nach Wohnfläche umgelegt.
Grundsteuer
Anteilig pro Wohneinheit, transparent ausgewiesen.
Sonstige Betriebskosten
Sicherheitsdienst, Dachrinnenreinigung, Wartung technischer Anlagen, sofern im Mietvertrag vereinbart.
Was nicht in die Nebenkostenabrechnung gehört
Genauso wichtig wie die umlagefähigen Positionen ist die Gegenprobe. Ein großer Teil der Streitfälle zwischen Vermietern und Mietern entsteht dadurch, dass Kosten in der Abrechnung auftauchen, die dort nicht hingehören. Nicht umlagefähig sind insbesondere:
- Verwaltungskosten – die Kosten der Verwaltung des Gebäudes, ausdrücklich auch anteilige Personalkosten.
- Instandhaltung und Instandsetzung – jede Reparatur und jede Beseitigung baulicher Mängel trägt der Eigentümer.
- Kosten für Leerstand – für nicht vermietete Einheiten trägt der Eigentümer den Anteil selbst.
- Bank- und Kontoführungsgebühren, Rechtsverfolgungskosten, Mitgliedsbeiträge.
- Kabelanschluss – seit dem 1. Juli 2024 nicht mehr pauschal umlagefähig.
Wir prüfen jede eingereichte Rechnung darauf, bevor sie in die Abrechnung geht. Eine Position, die nicht umlagefähig ist, kostet Sie im Zweifel nicht nur den Betrag, sondern die Bestandskraft der gesamten Abrechnung.
Welcher Verteilerschlüssel gilt für welche Kosten
Der Umlageschlüssel entscheidet, wie die Gesamtkosten auf die Einheiten verteilt werden. Vier Varianten sind üblich, und sie sind nicht beliebig austauschbar:
- Wohnfläche – der gesetzliche Auffangschlüssel. Ist im Mietvertrag nichts vereinbart, wird nach Wohnfläche abgerechnet (§ 556a Abs. 1 BGB).
- Personenzahl – sinnvoll bei Müll und Wasser, aber nur mit vertraglicher Grundlage und sauberer Dokumentation unterjähriger Änderungen.
- Wohneinheiten – praktikabel bei Positionen, die pro Einheit anfallen, etwa Rauchwarnmelder.
- Verbrauch – bei Heizung und Warmwasser nicht optional, sondern nach Heizkostenverordnung verpflichtend, mit 50 bis 70 Prozent verbrauchsabhängigem Anteil. Details dazu auf unserer Seite zur Heizkostenabrechnung.
Innerhalb einer Abrechnung dürfen unterschiedliche Schlüssel nebeneinander stehen, solange sie je Kostenart konsequent angewendet und erläutert werden. Genau das übernehmen wir: Der Schlüssel wird je Position hinterlegt und auf der Abrechnung ausgewiesen, damit Ihre Mieter ihn nachvollziehen können.
Die vier Pflichtangaben – ohne sie ist die Abrechnung unwirksam
Der Bundesgerichtshof hat die formellen Anforderungen an eine Betriebskostenabrechnung über die Jahre deutlich abgesenkt, aber vier Mindestangaben sind geblieben (BGH, Urteil vom 29. Januar 2020, VIII ZR 244/18):
- Die Zusammenstellung der Gesamtkosten je Kostenart.
- Die Angabe und Erläuterung des zugrunde gelegten Verteilerschlüssels.
- Die Berechnung des Anteils, der auf den einzelnen Mieter entfällt.
- Der Abzug der geleisteten Vorauszahlungen.
Fehlt auch nur eine dieser vier Angaben, ist die Abrechnung formell unwirksam. Sie wahrt dann die Abrechnungsfrist nicht, und die Nachforderung ist verloren. Jede Abrechnung, die unser System erzeugt, enthält diese vier Bestandteile standardmäßig.
Fristen, die Sie kennen müssen
Die Abrechnung muss dem Mieter spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen (§ 556 Abs. 3 BGB). Für das Abrechnungsjahr 2026 heißt das: Zugang bis zum 31. Dezember 2027. Maßgeblich ist der tatsächliche Zugang beim Mieter, nicht das Datum des Versands.
Versäumen Sie diese Frist, können Sie eine Nachzahlung nicht mehr verlangen. Ein Guthaben müssen Sie dagegen weiterhin auszahlen. Die Ausnahme greift nur, wenn Sie die Verspätung nicht zu vertreten haben, und dieser Nachweis gelingt in der Praxis selten.
Umgekehrt hat der Mieter zwölf Monate ab Zugang der Abrechnung Zeit, Einwendungen zu erheben. Innerhalb dieser Frist kann er Belegeinsicht verlangen. Auch das ist ein Grund, die Belege digital und auffindbar zu archivieren.
CO₂-Kosten gehören seit 2023 in die Abrechnung
Für Gebäude mit fossiler Heizung werden die CO₂-Kosten nach dem Kohlendioxidkostenaufteilungsgesetz zwischen Vermieter und Mieter aufgeteilt. Maßgeblich ist ein Stufenmodell mit zehn Stufen, das sich am CO₂-Ausstoß des Gebäudes pro Quadratmeter und Jahr orientiert: Je schlechter die energetische Qualität, desto höher der Anteil, den der Vermieter trägt. Die Aufteilung muss in der Abrechnung nachvollziehbar ausgewiesen werden. Wie hoch Ihr Anteil konkret ausfällt, rechnet unser CO₂-Rechner in wenigen Sekunden aus.
Wir berechnen die Einstufung aus den Verbrauchs- und Emissionsdaten Ihrer Liegenschaft und weisen den Anteil direkt in der Abrechnung aus, gemeinsam mit den Heizkosten. Sie müssen die Stufe nicht selbst ermitteln. Wie sich die Aufteilung im Einzelfall auswirkt, zeigen wir auf der Seite zur CO₂-Steuer für Vermieter.
Nebenkostenabrechnung erstellen lassen – so läuft es bei uns
Sie müssen keine Software lernen und keine Tabellen pflegen. Der Ablauf hat drei Schritte:
- Sie stellen uns einmalig die Stammdaten bereit: Liegenschaft, Einheiten, Wohnflächen, Mietverhältnisse, vereinbarte Umlageschlüssel und Vorauszahlungen.
- Sie reichen die Kostenbelege des Abrechnungsjahres digital über die AssetApp ein, gesammelt oder laufend über das Jahr.
- Die Verbrauchswerte kommen automatisch per Fernauslesung aus den Funk-Wasserzählern. Wir erstellen die Abrechnung, prüfen sie auf Umlagefähigkeit und Vollständigkeit und stellen sie bereit, als PDF für den Versand und in der AssetApp für Ihre Mieter.
Auf Knopfdruck ist wörtlich gemeint. Liegen Stammdaten und Kosten vollständig in der AssetApp, entsteht die fertige Abrechnung in wenigen Sekunden. Der Zeitbedarf steckt nicht in der Erstellung, sondern im Zusammentragen der Belege, und genau den verkürzen wir: Verbrauchswerte fließen automatisch ein, Rechnungen können Sie laufend übers Jahr einreichen.
Was kostet das? Unsere Kunden zahlen typischerweise 10 bis 20 Prozent weniger als vor dem Wechsel zu uns. Der genaue Preis hängt von Größe und Ausstattung der Liegenschaft ab. Im kostenlosen Wechsel-Check rechnen wir das innerhalb von fünf Werktagen gegen Ihre aktuelle Abrechnung: Messdienst wechseln oder direkt zu den Messdienst-Preisen.
Sie können die Nebenkostenabrechnung einzeln beauftragen oder mit der Heizkostenabrechnung kombinieren. In einem Dokument statt zweier getrennter Schreiben fallen erfahrungsgemäß deutlich weniger Rückfragen an. Für größere Bestände arbeiten wir mit Hausverwaltungen und Property Managern zusammen.
Häufige Fragen zur Nebenkostenabrechnung
Was ist der Unterschied zwischen Nebenkosten- und Betriebskostenabrechnung? Praktisch keiner. „Betriebskosten“ ist der gesetzliche Begriff aus § 2 der Betriebskostenverordnung, „Nebenkosten“ die im Alltag gebräuchliche Bezeichnung. Gemeint ist dasselbe: die umlagefähigen laufenden Kosten des Gebäudes. Wer eine Betriebskostenabrechnung erstellen lassen möchte, meint dieselbe Leistung.
Was passiert, wenn ich die Abrechnungsfrist versäume? Nachforderungen sind ausgeschlossen, ein Guthaben bleibt trotzdem auszahlungspflichtig. Deshalb ist der Abrechnungslauf bei uns terminiert und hängt nicht davon ab, wann jemand Zeit dafür findet.
Kann ich Nebenkosten- und Heizkostenabrechnung kombinieren? Ja, und wir empfehlen es: ein Dokument, ein Versand, ein Ansprechpartner.
Wie lange muss ich Belege aufbewahren? Mindestens so lange, wie der Mieter Einsicht verlangen kann, also über die zwölfmonatige Einwendungsfrist hinaus. In der AssetApp liegen die Belege digital und bleiben auffindbar.
Rechnen Sie auch für einzelne Wohnungen ab? Ja. Vermieter mit wenigen Einheiten buchen die Nebenkostenabrechnung online, ohne Vertrieb am Telefon.
Mieter rufen Abrechnungen jederzeit in der AssetApp ab
Statt verloren gegangener Briefe: Heiz- und Nebenkostenabrechnungen liegen permanent zum Download bereit. Mieter sehen außerdem ihre Verbrauchsentwicklung im Jahresvergleich.
Weitere Leistungen.
Heiz- und Nebenkostenabrechnung
aus einer Hand.
Sparen Sie sich den Wechsel zwischen zwei Anbietern. Wir liefern beides, kombiniert, mieterfreundlich aufbereitet, rechtssicher.